Aliupseeriliiton jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä: Aliupseeriliitto ry, Ratamestarinkatu 11, 00520 Helsinki, toimisto@aliupseeriliitto.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Jaana Pakarinen, jaana.pakarinen@aliupseeriliitto.fi, 050 336 4550

Rekisterin nimi: Aliupseeriliiton jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsenasioiden ja jäsenten edunvalvonnan hoitamiseen Aliupseeriliiton ja sen jäsenyhdistysten toiminnassa. Lisäksi henkilötietoja käytetään Aliupseeriliiton historiatiedon keräämiseen.

Rekisterin tietosisältö: Jäsenhakemuksen yhteydessä henkilöiltä kerätään seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, äidinkieli, jäsenyhdistys, jäseneksitulo- ja jäsenyyden päättymispäivä, palvelusarvo, tehtävänimike, joukko-osasto, palvelussuhteen muoto, puhelinnumero, sähköpostiosoite, palvelukseentuloaika sekä halukkuus liittyä Aaria työttömyyskassan jäseneksi. Lisäksi jäsen voi halutessaan antaa tietoa aikaisemmista liitoista ja työttömyyskassoista. Jäsenhakemuksen yhteydessä henkilötietoihin merkitään lisäksi jäsenen sukupuoli ja jäsenlaji.

Liiton ja sen jäsenyhdistysten luottamustehtävät ja niiden kesto merkitään jäsenen tietoihin edustajakokouksen, liiton hallituksen ja toimiston päätösten sekä jäsenyhdistysten ilmoitusten perusteella. Jäsenen tietoihin merkitään palvelussuhteen ja jäsenyyden muutoksiin ja jäsenmaksujen suoritukseen liittyviä tietoja, suoritetut järjestö- ja luottamusmieskurssit sekä liiton myöntämät viralliset palkitsemiset.
Henkilötietoihin merkitään myös mikäli jäsen antaa luvan henkilötietojen luovuttamiseen jäsenetumarkkinointiin.

Säännönmukaiset tietolähteet: Jäsenen perustiedot tallennetaan rekisteriin henkilön oman ilmoituksen perusteella. Tietoja päivitetään jäsenen oman ilmoituksen, hänen yhdistyksensä tai liiton hallinnon tekemän ilmoituksen perusteella. Lisäksi henkilötietoja voidaan täydentää jäsenen aikaisemmalta työttömyyskassalta ja ammattiliitolta saaduilla tiedoilla.

Koulutus- ja palkitsemistiedot päivitetään koulutuksen osallistujaluettelon ja liiton palkitsemispäätösten mukaisesti. Henkilötietoja voidaan päivittää myös osoitepalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä. Työnantaja antaa työnantajaperinnän piirissä olevien jäsenten jäsenmaksutietoja.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Jäsentietoja luovutetaan jäsenvakuutukset tuottavalle yritykselle, jotta yhtiö pystyy tunnistamaan vakuutuksen piiriin kuuluvat jäsenet.

Niiden jäsenten, joiden jäsenmaksun työnantaja perii palkanmaksun yhteydessä, tietoja voidaan luovuttaa työnantajalle jäsenmaksuperinnän käynnistämiseksi. Työnantajalle luovutetaan myös niiden jäsenten tietoja, jotka osallistuvat työnantajan tukemaan, koulutussopimuksen mukaiseen ammattiyhdistyskoulutukseen.

Aliupseeriliitto luovuttaa Aaria työttömyyskassalle niiden henkilöiden tiedot, jotka ovat jäsenhakemuksessa ilmaisseet halukkuutensa liittyä kassan jäseneksi.

Jäsenmaksukäyttäytymiseen liittyviä tietoja luovutetaan Aliupseeriliitosta eronneen tai erotetun jäsenen uudelle ammattiliitolle ja työttömyyskassalle.

Aliupseeriliitto luovuttaa veroviranomaiselle tiedot henkilöiden maksetuista jäsenmaksuista.

Jäsenen nimi- ja postiosoitetiedot luovutetaan jäsenkorttitoimittajalle.

Jäsenen nimi- ja postiosoitetiedot luovutetaan Ammattisotilas-lehden postituksen yhteydessä kirjapainolle tai sen käyttämälle postitusyritykselle.

Jäsenen nimi- ja postiosoitetiedot luovutetaan Aliupseerikalenterin postituksen yhteydessä kalenteritoimittajalle tai käytettävälle postitusyritykselle.

Aliupseeriliitto voi luovuttaa jäsenen nimi- ja postiosoitetiedot ulkopuoliselle postitusyritykselle jäsenpostituksia varten.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet:
MANUAALINEN AINEISTO: Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti sähköisesti. Henkilötietoja sisältävä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa ja tuhotaan välittömästi käyttötarpeen päätyttyä.

 ATK:LLA KÄSITELTÄVÄT TIEDOT: Jäsenrekisterin käyttöoikeudet on määritelty käyttäjäryhmittäin ja rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Yhteys on SSL-suojattu.

 Aliupseeriliiton toimisto myöntää tunnukset niille työntekijöille tai luottamushenkilöille, jotka tehtävänhoidossa tarvitsevat jäsenrekisteritietoja.

• Jäsenrekisterin pääkäyttäjät käsittelevät kaikkia henkilörekisterissä olevia henkilötietoja.
• Liiton toimiston muu henkilökunta käsittelee edunvalvontaan ja järjestötoimintaan liittyviä henkilötietoja.
• Pääluottamusmiehet käsittelevät oman puolustushaaransa edustettavien henkilötietoja.
• Paikalliset luottamusmiehet käsittelevät oman vastuualueensa edustettavien henkilötietoja.
• Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitaja käsittelee oman yhdistyksensä jäsenten henkilötietoja.

Tarkastusoikeus: Aliupseeriliiton jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat, jäsenrekisterissä olevat tiedot. Jäsen pääsee tarkastamaan jäsenrekisterissä olevat tietonsa Aliupseeriliiton jäsensivuilla (Omat tiedot). Mikäli jäsenellä on perusteltu syy siihen, että hän ei voi itse tarkastaa tietojaan jäsensivuilta, hän voi lähettää kirjallisen tietopyynnön Aliupseeriliiton toimistolle (Aliupseeriliitto ry, Ratamestarinkatu 11, 00520 Helsinki). Liiton toimisto vastaa kirjallisiin tietopyyntöihin mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä pyynnön saapumisesta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Aliupseeriliiton jäsenellä on oikeus saada henkilötiedoissaan oleva virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen henkilötieto korjatuksi. Muutosilmoitukset tehdään kirjallisesti osoitteessa https://www.aliupseeriliitto.fi/aliupseeriliitto/jasentietojen_muutosilmoitus

Mikäli jäsenellä on perusteltu syy siihen, että hän ei voi lähettää korjauspyyntöä sähköisellä lomakkeella, hän voi lähettää kirjallisen korjauspyynnön Aliupseeriliiton toimistolle (Aliupseeriliitto ry, Ratamestarinkatu 11, 00520 Helsinki). Liiton toimisto korjaa tiedot mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä pyynnön saapumisesta.

Tietojen poistaminen: Työssä olevien jäsenten henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeen sen vuoden loppuun asti, kun jäsenyyden päättymisestä on kulunut 10 vuotta.  Säilytettäviä tietoja ovat yhteystiedot, työsuhteisiin ja jäsenmaksuihin liittyvät tiedot, yhdistysjäsenyys, palkitsemiset, luottamustehtävät ja luottamustehtäviin liittyvät koulutustiedot. Aliupseeriliiton ja jäsenyhdistysten luottamustehtävissä toimineiden luottamustehtävä- sekä palkitsemistiedot säilytetään jäsenrekisterissä myös yleisen poistamisajan jälkeen.

Eläkeläisjäsenen tietoja säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeen sen vuoden loppuun asti, kun jäsenyyden päättymisestä on kulunut 1 vuosi. Säilytettäviä tietoja ovat yhteystiedot, yhdistysjäsenyyteen liittyvät tiedot sekä palkitsemiset, luottamustehtävät ja luottamustehtäviin liittyvät koulutustiedot. Aliupseeriliiton ja jäsenyhdistysten luottamustehtävissä toimineiden luottamustehtävä- sekä palkitsemistiedot säilytetään jäsenrekisterissä myös yleisen poistamisajan jälkeen.

Kuolleiden jäsenten tiedot poistetaan 30 päivän sisällä ilmoituksen saapumisesta. Aliupseeriliiton ja jäsenyhdistysten luottamustehtävissä toimineiden luottamustehtävä- sekä palkitsemistiedot säilytetään jäsenrekisterissä myös yleisen poistamisajan jälkeen.

Jos jäsen haluaa, että hänen henkilötietonsa poistetaan Aliupseeriliiton jäsenrekisteristä ennen edellä mainittuja määräaikoja, hänen tulee tehdä tästä pyyntö kirjallisesti. Pyyntö lähetetään osoitteella Aliupseeriliitto ry, Ratamestarinkatu 11, 00520 Helsinki. Jäsen saa kirjallisen vastauksen mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.